Het blijft verbazingwekkend. Op dit moment – 14 jaar na de introductie – worden nog steeds veel basale vragen over de werkkostenregeling gesteld. Hetzelfde geldt voor het onderwerp privégebruik auto (hierna: pga).
De regeling pga is in eerste aanleg natuurlijk eenvoudig en bij elke salarisadministrateur bekend. Maar die eenvoud zit hem feitelijk in de talloze situaties waarin je te maken hebt met één auto die je als werkgever aan één werknemer ter beschikking stelt.
Bij elke werkgever en werknemer in Nederland is bekend dat je als werknemer niet meer dan 500 kilometer privé mag rijden. Doe je dat wel, dan volgt een bijtelling pga auto van 22% over de catalogusprijs. Tot zover niets aan de hand.
Toch blijkt in de praktijk dat veel werkgevers (met name in de uitzendbranche) niet goed op de hoogte zijn van de fiscale handelwijze en gevolgen wanneer een zakelijke auto door meerdere werknemers kan worden gebruikt. Daarom is het goed om een aantal punten toe te lichten.
Ter beschikking stellen van een auto
Cruciaal voor de bijtelling privégebruik auto is dat het moet gaan om een ter beschikking gestelde auto aan de werknemer. De werknemer moet de feitelijke beschikkingsmacht hebben om ermee te rijden. En dan is onmiddellijk de forfaitaire bijtelling van toepassing. Die feitelijke beschikkingsmacht is er niet als werknemers slechts in de auto van de zaak mogen rijden om een specifieke opdracht voor de werkgever uit te voeren.
Er is sprake van loon in natura en om waarderingsproblematiek te voorkomen heeft de wetgever een keihard bewijscriterium in de wet opgenomen. Om aan de bijtelling te ontsnappen, moet de werkgever sluitend (tegen)bewijs leveren dat de auto voor minder dan 500 kilometer privé is gebruikt door de werknemer.
Het misverstand
Maar dan komt het misverstand. Veel werkgevers zeggen dat ze aan de werknemers een verbod hebben opgelegd om privé met de auto te rijden. Zij letten daar ook goed op. Ze houden bijvoorbeeld de tankpas goed in de gaten, want zij willen extra brandstofkosten voorkomen. Helaas is dan de fiscale kant niet goed afgedekt omdat de wettelijke pga-bepaling eist dat je als werkgever bewijs moet leveren.
Het is niet genoeg als je als werkgever verbiedt om privé met de auto te rijden. Of als je in het contract met de werknemer opneemt dat de werknemer € 0,23 vanuit het nettoloon moet betalen per gereden privékilometer. Dat kun je arbeidsrechtelijk wel afspreken, maar dat is niet genoeg om onder de fiscale bijtelling uit te komen.
Pas op het moment dat je als werkgever sancties zet op dat verbod en ook daadwerkelijk controleert of de werknemer niet privé rijdt, is tegenbewijs mogelijk. Je zult als werkgever jouw bewijs moeten aantonen, dat is zwaarder dan alleen aannemelijk maken. Overigens kan het bedrag dat de werknemer per kilometer (zie de € 0,23 hierboven) aan zijn baas moet betalen wel in mindering komen op de bijtelling pga als eigen bijdrage.
Forfaitaire bijtelling bij wisselende auto’s of gebruikers
Het is goed om als werkgever in deze situatie op een aantal punten te letten:
a) Stel vast dat je als werkgever uitsluitend gerichte zakelijke opdrachten geeft aan jouw werknemers waarvoor zij de auto mogen gebruiken. Als daarnaast sprake is van een verbod op privégebruik, zorg er dan voor dat dit verbod realiteitswaarde heeft. En controleer daar voldoende op met mogelijke sancties. De conclusie luidt in dit geval dan dat geen bijtelling behoeft plaats te vinden.
b) Als je als werkgever meerdere werknemers in dezelfde ter beschikking gestelde auto laat rijden. dan beschikken zij waarschijnlijk niet doorlopend over een auto. Maar als de werknemers op zich wel altijd gebruik kunnen maken van de auto, dan moet je als werkgever de volledige forfaitaire bijtelling voor de auto in redelijkheid verdelen over de gebruikers en de mate van gebruik. De forfaitaire bijtelling kan slechts achterwege blijven als op jaarbasis is gebleken dat de auto niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt. Bij de verdeling over de werknemers kun je uitgaan van het procentuele gebruik per werknemer.
c) Soms staat een auto niet doorlopend aan een werknemer ter beschikking. Bijvoorbeeld omdat de werknemers op door hen gekozen dagen de auto (soms via een app) moeten reserveren om daar dan mee te rijden. In dat geval moet de 500-kilometergrens voor privédoeleinden worden herrekend, afhankelijk van het gebruik van de auto door het aantal werknemers die erin rijden.
Als een werknemer in een kalenderjaar 1 maand in de auto heeft mogen rijden, dan moet de werknemer met zijn privékilometers onder de 31/365 x 500 = 42,5 kilometer (afgerond) blijven. Komt hij daarboven, dan bedraagt de bijtelling uitgaande van een auto met cataloguswaarde € 50.000 als volgt: 31/365 x (22% x € 50.000) = € 934.
Als op een aantal dagen gebruik is gemaakt van een andere ter beschikking gestelde auto, dan moet over die dagen uiteraard worden uitgegaan van de catalogusprijs van die andere auto. Voor de dagen dat de auto door niemand wordt gebruikt, vindt bij geen van de werknemers in dit voorbeeld een bijtelling plaats.
De wettelijke regeling privégebruik auto lijkt eenvoudig, maar ontspint zich in talloze feitelijke situaties. Het is bovendien een echt bewijsartikel. Bedenk dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor de juiste toepassing, en niet de werknemer. Zorg ook fiscaal voor veilige ritten!
