Hybride werken, waarbij werknemers slechts een deel van hun week op kantoor doorbrengen, brengt een hoop vragen met zich mee. Organisaties en medewerkers worstelen met de do’s and don’ts van thuiswerk. Dat is zeker sinds het begin van de coronacrisis zo, maar eigenlijk al jaren. Jeroen Busscher schreef het boek ‘Hybride werken’, dat is bedoeld als handboek voor professionals die op kantoor effectief en thuis efficiënt willen werken.

Een gesprek met Busscher over wat verstandig is en wat niet als het om thuiswerken gaat. Een van de uitdagingen waar werknemers en werkgevers tegenaan lopen is de communicatie in dit nieuwe tijdperk van half thuis en half op kantoor. Sommige vergaderingen hadden beter als e-mail gekund, maar sommige ‘spaghettimails’ behoeven duidelijk een overleg. Dat was al een issue vóór corona, maar is nu helemaal prangend geworden. We hebben kennelijk nog wel wat te leren als het om communicatie gaat.

Op een andere manier communiceren

De manier waarop we communiceren is sterk veranderd en daarom moeten we ook op een andere manier communiceren, zegt Busscher. Welk medium is geschikt voor welk gesprek? “Vijftig jaar geleden kon ik eigenlijk op drie manieren met je communiceren. De eerste was dat ik naar je toeliep om iets te vragen of zeggen. De tweede manier was dat ik kon bellen, maar dan moest je maar net thuis zijn. De derde was een brief. Nu hebben we door technologie een enorm arsenaal aan communicatiekanalen ontwikkeld.”

Met zo veel communicatiekanalen kiezen we er soms voor om communicatie door een kanaal te proppen dat niet werkt voor dat doel”

Maar niet iedere soort communicatie leent zich voor elk communicatiemiddel. “De kunst is om wat ik je beter kan vertellen niet in een brief te zetten. De diversiteit aan kanalen is zo groot. Daardoor kiezen we er soms voor om communicatie door een kanaal te proppen dat niet werkt.” Denk daarbij aan ruzies op WhatsApp die alleen maar escaleren bij gebrek aan non-verbale communicatie. Of oeverloze discussies via sociale media die om dezelfde reden kant noch wal raken. “WhatsApp is een heel geschikt kanaal om ruzie te krijgen, maar een lastig kanaal om het op te lossen,” grapt Busscher.

Welk kanaal voor welke boodschap?

“Een vergadering via Teams, ook zo’n kanaal met voor- en nadelen. Een op een zijn die nadelen niet zo heel groot, maar met zestien mensen zijn er dingen die niet kunnen. Het is gewoon anders dan in de vergaderruimte.” Denk aan de kleine vertraging in de lijn die ervoor zorgt dat mensen elkaar per ongeluk in de rede vallen. “We vinden het lastig om te bepalen welke informatie geschikt is voor welk kanaal. Iemand die iets uitgebreid wil uitleggen doet dat via een e-mail, maar een mail van meer dan 100 woorden wordt al snel niet gelezen – een heel enkele uitzondering daargelaten. Dat kun je beter verbaal communiceren.”

“Je moet dus denken: welk effect wil ik dat mijn communicatie heeft? Moet de ontvanger iets begrijpen, iets ontvangen, ergens op reageren of iets beoordelen? In het gewone leven denken we daar niet bij na, we komen iemand tegen op de gang en communiceren het dan. Maar in een vergadering merk je de onhandigheid die we hiermee hebben. De boodschap wordt via het verkeerde kanaal gecommuniceerd en dan wordt het of saai, of gezeur, of een hoop gedoe. Met hybride werken moeten we veel meer gaan kijken: hier gaan we samen in een ruimte aan werken. Maar laten we dit niet misbruiken voor dingen die we net zo goed op de mail kunnen zetten.”

Organisatie steeds meer een community

Een van de terugkerende elementen uit het boek van Busscher is het idee dat we het kantoor steeds meer als gemeenschap zijn gaan beleven. Arbeid is steeds meer gaan draaien om verbinding. Want een groot deel van ons leven draait om de richting die we aan ons bestaan geven door middel van werk. Ook in de tijd die we eraan besteden. Menig werknemer brengt zo’n 40 actieve uren door met collega’s. Dat is meer dan de actieve uren die we delen met familie of vrienden.

Dat is op zich niet anders dan in een groot deel van de twintigste eeuw. Maar toen werkten mensen vaker om brood op te plank te krijgen. Dan doet het er minder toe hoeveel voldoening je eruit haalt, want dat was geen primair doel van de baan. Met arbeid als zingeving zijn we ook anders met onze collega’s en werkrelaties gaan omgaan. Aan de lopende band was zulke interactie minder belangrijk, betoogt Busscher. “Onze organisaties zijn steeds meer een community geworden. De interacties met collega’s en klanten zijn ook veel relationeler geworden. Vroeger kreeg je hooguit een instructie als ‘Kan het niet een beetje sneller?’ of iets soortgelijks.”

Vroeger ging je na het werk naar huis en had je er niks meer mee maken. Nu is je organisatie ook je gemeenschap”

Maar in 50 jaar tijd zijn communicatie, samenwerking en co-creatie veel belangrijker geworden. “Organisaties zijn veel meer een community dan bij de oude industriële organisaties het geval was. Toen ging je aan het eind van de dag naar huis en had je er verder niks mee te maken. Nu is het je gemeenschap.” Hierdoor is het voor veel mensen lastig geworden om een balans te vinden tussen hun werk en hun privéleven. Vooral in de coronatijd zagen veel werknemers zich geconfronteerd met meer werkdruk om toch te laten merken dat ze zich inzetten voor hun community.

Druk leidt tot stress leidt tot verzuim

Daar is meer aandacht voor gekomen, maar we zijn er nog niet. Druk leidt tot stress en stress leidt tot verzuim. Stress had oorspronkelijk, toen we nog jagers en verzamelaars waren, een nuttige functie. Stress zorgt voor een fysiologische reactie waarbij adrenaline vrijkomt, zodat het lichaam direct actie kan ondernemen. In een potentieel gevaarlijke situatie, bijvoorbeeld bij het sluipen door een gebied met mogelijke vijandige dieren, is een mens door dit fysiologische verschijnsel extra alert. Geluiden in het struikgewas zorgen voor die reactie en maken het lichaam klaar om te versnellen.

Busscher vergelijkt dat geritsel in de struiken met de binnenkomende meldingen van e-mails en chats. Die maken het lichaam alert en zorgen de hele werkdag door voor de oorspronkelijk nuttige stress die we in dit tijdperk niet meer kunnen gebruiken. Deze fysieke reactie zorgt op termijn namelijk voor daadwerkelijke beschadigingen van de amandelkern van de hersenen, zo blijkt uit onderzoek. En deze fysieke beschadigingen van de hersenen worden gelinkt aan burn-outverschijnselen.

Rustprikkel negeren is onprofessioneel

Burn-out is volgens Busscher het gevolg van structureel negeren van signalen van je lichaam dat dit proces plaatsvindt. Dat doen we bijna allemaal, omdat we simpelweg de handvatten ontberen om dit probleem bij de wortel aan te pakken.

Burn-outklachten negeren getuigt van een gebrek aan professionaliteit. Het is onzorgvuldig omgaan met je belangrijkste gereedschap: je lichaam”

“We hebben op school niet geleerd op deze manier met onze professionaliteit om te gaan”, schrijft hij in zijn boek. “Professionaliteit is, althans zo is het ons geleerd, doorzetten, niet zeuren, niet te kleinzerig doen.” Hij betoogt dat het negeren van burn-outklachten juist getuigt van een gebrek aan professionaliteit. “Het is onzorgvuldig omgaan met je belangrijkste gereedschap: je lichaam.”

Hij meent dat we onszelf te veel druk opleggen, terwijl dat vaak onnodig is. “Stel jezelf de vraag wat er nu eigenlijk gebeurt als je iets niet doet. Denk eens even door. Dat kan een hele opluchting zijn. Veel mensen denken niet verder door en stoppen bij ‘Ja, maar …’ Ga eens een stapje verder en vraag jezelf af wat er nu echt gebeurt en hoe erg het is als je een bepaalde taak niet volbrengt.”

Professional, leer luisteren naar je lichaam

Een signaal dat je tegen een burn-out aanzit is een gebrek aan zin in het werk. Dat klinkt voor velen misschien als luiheid, maar het is vaak een signaal van onze lichaam en geest dat het iets rustiger aan moet.

Iemand die fanatiek sport, herkent het verschijnsel: na een tijdje hard trainen vragen de spieren om rust om daadwerkelijk te groeien. Is die sporter overtraind, dan krijgt hij opeens geen zin meer om te starten. Hetzelfde geldt voor weerzin tegen werk: dit is een potentieel signaal dat de hersenen rust nodig hebben. “Naar je lichaam leren luisteren is essentieel voor een hedendaagse professional”, schrijft Busscher dan ook.

Hij adviseert lezers in een hoofdstuk over thuiswerken om te snoeien in het aantal prikkels dat binnenkomt. Dat zorgt voor meer focus om taken te volbrengen en helpt ook om langdurige stressverschijnselen in te dammen. Dat komt niet alleen neer op meldingen tot zwijgen brengen, maar ook op naar het doel kijken. Voor creatief werk is een natuuromgeving of geroezemoes voor sommige mensen belangrijk. Terwijl voor het schrijven van een paper een stille, ordelijke ruimte misschien beter is.

Blijf investeren in persoonlijk contact en je community

Voor hybride werken geldt dus vooral dat we regelmatig even van een afstandje naar onze aanpak kijken, zo luidt het overkoepelende advies van Jeroen Busscher. Waarom doen we wat we doen op deze manier? Denk na over het doel van de informatie en kies daar een communicatiekanaal bij. Bekijk de druk die we ervaren en relativeer deze. Analyseer de prikkels die we voelen en vraag je af of die een doel dienen voor de taak die we op dat moment uitvoeren. En bovenal: investeer in je community en relaties.

Verliezen van de community

Als je niet meer investeert in persoonlijk contact, verlies je de community en daarmee het vertrouwen in elkaar”

“Begrip voor elkaar is essentieel om effectief te kunnen zijn. Bij hybride werken vinden we snel dat we goed kunnen samenwerken, want we hebben het over de afspraken en het werk. Maar als je alleen instrumenteel communiceert en niet meer investeert in persoonlijk contact, verlies je de community en daarmee het vertrouwen in elkaar. Dat is in een relatie ook zo. Als je niet meer met elkaar praat over wat je bezighoudt en alleen nog maar over het huishouden en lopende zaken, verlies je wat je hebt met elkaar. Hetzelfde geldt voor de relatie tussen werkgever en werknemer.”

Tekst | Henk-Jan Buist