Hoe verdeel je de taken binnen de OR?

Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?

Als een ondernemingsraad constateert dat er teveel op zijn bordje komt, zal hij moeten nadenken over manieren om doelmatiger te werken. Hoe voorkom je dat taakverdeling niet ten koste gaat van de gezamenlijkheid, en hoe zorg je ervoor er geen onderwerpen tussen wal en schip vallen?

Er is ongetwijfeld winst te behalen als niet langer iedereen zich op alles voorbereidt. En laten we eerlijk zijn, lang niet alle OR-leden doen de individuele voorbereiding op agendapunten even grondig. Door de punten voortaan gericht te verdelen over de leden, zorg je niet alleen voor een meer efficiënte werkwijze, maar doe je meteen een klemmend beroep op alle OR-leden. Ook de meer afwachtende types zijn sneller bereid aan concrete verwachtingen tegemoet te komen.

Let wel, alleen de voorbereiding van agendapunten wordt ‘uitbesteed’. Het nemen van besluiten – wat vinden we ervan, hoe gaan we het aanpakken, geven we wel of geen instemming – blijft voorbehouden aan de voltallige raad. Dankzij de gerichte voorbereiding buiten de vergadering is het wel mogelijk om sneller tot besluiten te komen. Er kan dus korter worden vergaderd en dat is wel zo prettig, want voorbereiding kost ook tijd.

Taakverdeling: werken in groepen
Om met taakverdeling te beginnen, wijzen de meeste ondernemingsraden onderwerpen toe aan individuele leden die daarvoor hun bereidheid tonen. Dat leidt er niet zelden toe dat het steeds dezelfde zijn die het voorwerk verrichten. Elke ondernemingsraad kent wel leden die in het grote verband niet tot een eigen inbreng komen en zich evenmin raad weten met een persoonlijke opdracht. Zij ontplooien zich het best in een (kleine) groep. Bovendien is een groepje minder kwetsbaar dan een afzonderlijk persoon en weten twee of meer mensen meer dan één. Gebruikelijker is dan ook dat de raad enkele vaste werkgroepen instelt die het voorwerk doen voor onderwerpen die bij hun eigen aandachtsveld behoren. Een traditionele indeling is ‘financieel-economisch’, ‘personeelsbeleid’ en ‘contact achterban’. Erg werkbaar is deze taakverdeling niet. De groep die zich met de onderwerpen van personeelsbeleid bezighoudt heeft het veel drukker dan beide andere groepen en de indeling is niet toereikend voor alle voorkomende agendapunten. Ook is een werkgroep die zich bezighoudt met het achterbancontact meer een uitvoerende dan een voorbereidende groep. Een goede indeling zorgt ervoor:
– dat alle OR-leden ongeveer dezelfde taakomvang krijgen;

– dat er geen enkel onderwerp onvoorbereid ter vergadering komt.

Een werkgroep bestaat bij voorkeur uit drie tot vijf leden en moet een vast aanspreekpunt hebben. Gewoonlijk is dat de ‘voorzitter’ van de groep en wordt deze taak bij afwezigheid door een vaste vervanger overgenomen. De voorzitter is tevens de gespreksleider van de werkgroep en degene die bewaakt dat afspraken worden gemaakt en nageleefd. Daarmee wordt een tweeledige functie vervuld: contactpersoon voor het dagelijks bestuur (voorzitter en secretaris) van de raad en ‘kartrekker’ van de werkgroep.

Aansturing
De werkgroep moet, zeker in het begin, op het goede spoor worden gezet. Dat gebeurt per voor te bereiden onderwerp door het verstrekken van een taakopdracht? waar gaat het over? welke informatie is van belang?
wat worden we geacht aan de raad te leveren?op welke termijn?

De raad kan ervoor kiezen deze taakopdrachten gezamenlijk op te stellen. Het is natuurlijk doelmatiger als deze taak wordt gedelegeerd aan het dagelijks bestuur (voorzitter en secretaris) van de OR. Als de werkgroep er niet mee uit de voeten denkt te kunnen, kan dat nog altijd worden besproken in de eerstvolgende OR-vergadering.

Verslaglegging
Het werk van de werkgroep moet resulteren in een product dat geschikt is voor bespreking in een OR-vergadering. In de taakopdracht is opgenomen wat het resultaat moet zijn. Is het een conceptadvies, is het een aantal kritische vragen aan de bestuurder of gaat het om een analyse van het achterliggend probleem? De verslaglegging bestaat dan ook uit een presentatie van het resultaat. Als dat mondeling ter vergadering gebeurt, kunnen de andere OR-leden zich niet op deze bespreking voorbereiden. Het is dus beter als er schriftelijk wordt gerapporteerd en deze rapportage met de agenda van de betreffende vergadering wordt meegezonden. Een mondelinge toelichting kan altijd nog.

Groeimodel
Het hier gepresenteerde werken met werkgroepen kan zich in de praktijk verder ontwikkelen. Niet zelden gaan vaste werkgroepen naarmate ze meer ingespeeld raken op ‘hun’ onderwerpen, eigen initiatieven ontwikkelen. Er is dan niet meer uitsluitend sprake van een gerichte taakopdracht per onderwerp, maar de werkgroep komt ook met ongevraagde adviezen. De werkgroep kan zich ook ontwikkelen tot een OR-commissie (zie kader). Dat doet zich vooral voor als er behoefte ontstaat om de capaciteit van de raad uit te breiden met niet-OR-leden.

Als er eenmaal een commissiestructuur is, wordt het ook gemakkelijker om kandidaten te werven voor de OR. De drempel voor het commissiewerk is minder hoog en commissieleden wennen alvast aan het medezeggenschapswerk. Commissies zijn bovendien een geschikt middel om OR-kandidaten die niet gekozen zijn, te behouden voor het OR-werk en voor te bereiden op het overnemen van een zetel bij tussentijdse vacatures.

Twee voorbeelden van taakverdeling

De ondernemingsraad van Uneva BV (7 leden) werkt met twee werkgroepen. De groep ‘uitvoering’ houdt zich bezig met alle voorgenomen besluiten die in het kader van het advies- of instemmingsrecht aan de raad worden voorgelegd. De groep ‘beleid’ daarentegen behandelt uitsluitend zaken die liggen op het beleidsmatige vlak (financieel-economisch beleid, strategisch beleid, ontwikkeling van het personeelsbeleid, en dergelijke).

Bij het waterschap Bijlmerbroek doet de ondernemingsraad het nog eenvoudiger. De OR-leden zijn weliswaar verdeeld over twee vaste werkgroepen (A en B), maar het dagelijks bestuur verdeelt de onderwerpen en let daarbij voornamelijk op een gelijke werkbelasting voor beide groepen.

Van werkgroep naar commissie

De OR-werkgroep is een interne OR-zaak, waarvoor geen overleg met de bestuurder nodig is. Een OR-commissie is een officieel orgaan dat valt onder de bepalingen van de Wet op de ondernemingsraden. Dat betekent dat er een concept-in stellingsbesluit moet worden opgesteld, met daarin aandacht voor:

algemene taakopdracht;
samenstelling;
werkwijze (waaronder de benodigde tijd);
eventuele overdracht van bevoegdheden.

Omdat de vergadertijd van een OR-commissie volgens de wet automatisch werktijd is, zal de bestuurder bijzonder geïnteresseerd zijn in de werkwijze. De raad kan hieraan tegemoetkomen door aan te tonen dat het commissiewerk tijdsbesparend werkt op de vergadertijd van de complete raad. Commissieleden die niet tevens OR-lid zijn, hebben naast de vergadertijd recht op ten minste 60 uur en drie scholingsdagen op jaarbasis.